金山文档 X 单向空间，一场文学盛典背后的浪漫宣言
作者|麦可可监制|吴怼怼
筹办一个文学奖，需要准备什么？
这不是诗人指尖的月光轻盈，也不是作家笔下的血色浪漫，一个文学奖的台前幕后，从前期的方案策划、信息收集，到中期的项目统筹和合作执行，以及后期的经验累积与知识沉淀，各方面的统筹、协作工作量之大，难以想象。
浪漫的人有浪漫的解决方式，更带上了与现实接踵过后的踏实和朴素。第八届单向街书店文学奖，用金山文档筹备了一场超过万人参与的颁奖礼，创作者与主办方的每一次沟通，都有了更流畅、更诗意的体验。
一场热烈盛大的文学奖背后，与笔尖的文字一同起舞的，不仅是创作者本身，还有为了这场盛宴顺利进行，被贯穿使用的高科技产品工具。
作为数字化、便捷度和审美性兼具的文档工具，它也值得一座奖杯。
01
一个万人参与的文学奖
蘑菇是今年文学奖书店提名板块的负责人。
和往年一样，2023年文学奖设置了年度作品与9个单项奖，提名由全国范围内独立书店经营者、单读作者群体提供候选名单。
不要小看填写表单完成提名的环节，这是最初始信息录入的过程，此后信息的每一次传递都会依据此为基准——这对填写过程中的准确度和便捷性提出了极高的要求。
往年的提名往往是通过本地文档或第三方收集，收集结果无法多人协作，需要反复下载和传递，这无形中加大了数据处理成本。
且文学奖提名主要填写内容就是作品名称和作者信息，由于提名作品多，经常出现提名的书籍和作者格式混乱的问题。有的用书名号、有的不用，对数据的处理难度提出了很高要求。
蘑菇和团队通过矩阵题型的功能，让各个单项奖做到有序分类，并且在数据汇总时，表单收集的结果会自动录入在线表格，单向空间的团队就反复下载本地表格、转发和彼此同步，只需轻轻一点在线表格链接，就能随时查看、快速筛选最新提名情况，这让多人筛选互不干扰，团队同时在线协作成为了可能。
此外，表单还脱离了枯燥、单一的审美设计，为呼应今年文学奖「未来的路」的主题，表单还设置了文学奖专属视觉外观，细节之处得以窥见审美，一个文学奖的气质也在此得到彰显。
当然，这场万人参与的文学奖活动，远远比想象中复杂。在项目执行中，单向空间团队也使用金山文档承载了重要的统筹、分配与执行监督工作。
面对嘉宾邀约、品牌媒体合作、视觉设计、现场安排等诸多事宜，单向空间团队用一张项目管理表，紧密连结5个筹备小组的24名成员），有条不紊地完成繁杂的筹备工作。
总负责人在项目管理表里，可以添加多个任务（如：媒体沟通、颁奖流程、嘉宾签到）并可以@任务负责人，让任务分配更清晰。任务负责人打开项目管理表，直接查看并可编辑自己的任务进度，让执行情况更明确。
跨部门之间的进度沟通，也可以不用和过去一样高频开会同步，负责人通过金山文档的仪表盘功能，就可以实时动态查看了解任务进展情况，这极大提高了项目统筹和管理的效率。
02
一份共享、沉淀的物料仓
在蘑菇的团队里，有同事还记得去年文学奖上，无数人在金山文档里互相倾诉爱与团结的故事，那些瞬间都足以让人热泪盈眶，再往前一年，单向空间与金山文档开启合作的第一年，数万人一起在线上「共享写诗」，那种隔着千山万水一起创作的感觉，如此美好。
每一年的文学奖，都不是靠团队这20多个人的努力，也还有无数的参与者。大家一起努力的痕迹，都有可能成为未来的参考，蘑菇也希望他们能够作为故事、经历或是经验被保存下来。
好像一个能够被共享、沉淀的物料仓一样，像是文学奖生生不息、永恒存在的痕迹——今年，所有的这些表格、文档、轻维表、表单数据还有设计物料，都会储存在金山文档的团队文件夹内。
这些存储功能在应对内部工作和外部合作场景时，均显示出高效、便捷的特质。一方面，内部工作场景的各项工作文件均可存储，另一方面，外部合作伙伴需要更新诸如宣发海报等设计素材时，工作人员收到ai等文件后也能随时上传。
比如，编辑们把候选作品的书封与其他信息汇总在团队文件夹内，设计师则把完成的物料返还到附近位置，高效地减少了团队之间的沟通时间和成本，东西也能够很轻松地找到。这些都或多或少解决了目标文件难以快速定位、多人协作重复沟通的问题。
此外，批量化的操作模式如批量设置文件权限、批量提取文件分享链接和批量复制链接导出到文件，这些功能看上去很细微，但对涉及面广、工作量大的文学奖活动，帮助是实实在在的。
03
文学的数字化呈现，文档的文艺性表达
如果从时间维度上来看，在过去几年和文学奖的合作里，金山文档无论是从第一次的共享写诗，还是此后的故事共享计划，以及这一次的互动问答，每一次都在内容玩法爆发出更多新意，也让参与者获得了更多令人惊喜的线上体验。
在今年的文学奖中，单向空间的二十七提到了一个让TA印象深刻的功能。
在线上活动中，读者与嘉宾可以在金山文档的轻文档里实时互动，你会看到来自单读编辑部的提问，比如：未来，我们会跟我们的孩子如何谈论生活在21世纪20年代的我们？
你也会看到嘉宾许知远的提问：你愿意重新发明自己吗？你会如何重新发明自己？坐在1排41座的读者说自己不愿意，因为TA是独一无二的生命。
在这场以「未来的路」为主题的文学活动里，坐在不同座位编号的乘客们可以再次隔空say hi，用这种谈论人生、当下和未来的方式，共同搭载同一趟大巴车，去寻找前往未来的路。
从产品的美学设计上，在线表格内的「图片生成像素画」的功能既生动又实用，还可以选定「保定所选区域」，防止乘客形成误触或者误修改。200多人同时在一辆大巴车里聊天的感觉，真好。
从感官上来说，文学似乎是静态的存在，因为它是由书页或者屏幕上的文字构成，但文学离不开传播，离不开阅读和语言，其更像接近于一种动态的交融演进过程。
在一场文学奖的筹备过程中，把庞大繁琐的流程工作，转化为生动有趣的线上交流，这场文学奖，本身就已经足够成功。
而其也脱离了生硬、枯燥的营销表达，更像是一群力求无限接近文学本质、探讨未来与当下的人的浪漫宣言。一个充满美学属性、兼具科技感的产品，在为一场热烈的文学盛典保驾护航，极力搭建出一个富有倾诉欲、创作欲和分享欲的场所。
就好像有一名读者在「未来之路」的大巴车上这样回答——
「我们也曾站在百年未有之变局的中央」。
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